Kodėl verta organizuoti čiuožimo renginį Kaune
Kaunas – miestas, kuris žiemą tikrai moka nustebinti. Kai temperatūra krenta žemiau nulio, o sniegas pradeda kloti baltą antklodę ant miesto gatvių, čiuožimo renginiai tampa vienu populiariausių žiemos pramogų. Tačiau organizuoti tokį renginį nėra taip paprasta, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio.
Per pastaruosius kelerius metus Kaune pastebimas tikras čiuožimo renginių bumas. Nuo nedidelių kiemo švenčių su laikinomis čiuožyklomis iki didelių miesto festivalių – visa tai reikalauja kruopštaus planavimo ir dėmesio detalėms. Jei planuojate surengti panašų renginį, nesvarbu, ar tai būtų įmonės komandos vakaras, mokyklos šventė ar viešas miesto renginys, šis straipsnis padės išvengti dažniausių klaidų ir užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.
Aikštelės pasirinkimas: kur Kaune įrengti čiuožyklą
Pirmasis ir galbūt svarbiausias klausimas – kur įrengti čiuožyklą? Kaune turime keletą puikių vietų, kurios tinka tokiems renginiams, tačiau kiekviena turi savo privalumų ir trūkumų.
Rotušės aikštė – klasikinis pasirinkimas, kuris kasmet pritraukia tūkstančius žmonių. Čia jau yra infrastruktūra, gera transporto prieiga, o aplinka tiesiog kvėpuoja šventine nuotaika. Tačiau būkite pasirengę, kad konkurencija dėl šios vietos yra didelė, o leidimai gali užtrukti ilgiau nei tikitės.
Santakos parkas tapo vis populiaresne vieta žiemos renginiams. Erdvės čia tikrai netrūksta, o gamtinė aplinka suteikia ypatingą žavesį. Vienintelis minusas – reikia pagalvoti apie papildomą apšvietimą ir infrastruktūrą, nes čia ne viskas yra paruošta iš anksto.
Jei planuojate mažesnį renginį, galbūt verta apsvarstyti mokyklų ar daugiabučių kiemus. Tokiose vietose paprastai lengviau gauti leidimus, o bendruomenė būna labiau įsitraukusi. Tiesa, erdvė bus ribota, todėl teks atidžiai planuoti dalyvių skaičių.
Nepamirškit pasitikrinti, ar pasirinktoje vietoje yra prieiga prie elektros ir vandens – tai bus būtina įrengiant dirbtinę čiuožyklą. Taip pat svarbu įvertinti automobilių stovėjimo aikštelių artumą ir viešojo transporto prieinamumą.
Čiuožyklos įrengimas: natūrali ar dirbtinė
Dabar pereikime prie techninio klausimo – kokio tipo čiuožyklą rinktis? Čia turime dvi pagrindines galimybes, ir abi turi savo niuansų.
Natūrali ledo čiuožykla – romantiškiausias variantas, bet ir labiausiai priklausomas nuo oro sąlygų. Jei planuojate tokią čiuožyklą, būtinai turėkite atsarginį planą. Kauniškė žiema gali būti nenuspėjama – viena diena šaltis, kita – atšilimas. Natūraliai čiuožyklai įrengti reikia stabilaus šalčio bent savaitę, o palaikyti gerą ledo kokybę – kasdienio darbo. Teks investuoti į specialią įrangą ledo lyginimui ir valymo techniką.
Dirbtinė čiuožykla – brangesnis, bet patikimesnis sprendimas. Kaune veikia kelios įmonės, kurios nuomoja tokias sistemas. Kaina prasideda nuo kelių tūkstančių eurų savaitei, priklausomai nuo aikštelės dydžio. Privalumas tas, kad čiuožykla veiks nepriklausomai nuo oro sąlygų, o ledo kokybė bus nuolat vienoda.
Yra ir trečias variantas – sintetinė čiuožykla. Tai specialios plokštės, ant kurių galima čiuožti įprastais pačiūžomis. Nereikia nei elektros, nei vandens, nei šaldymo sistemų. Tiesa, čiuožimo pojūtis šiek tiek skiriasi nuo tikro ledo, bet kaip biudžetinė alternatyva mažesniems renginiams – puikus pasirinkimas.
Leidimai ir dokumentai: kaip išvengti biurokratinių kliūčių
Čia prasideda ta dalis, kuri daugeliui organizatorių sukelia galvos skausmą. Tačiau jei viską sutvarkysit laiku ir teisingai, problemų neturėtumėt.
Pirmiausiai kreipkitės į Kauno savivaldybę dėl renginio organizavimo leidimo. Jei renginys vyks viešoje erdvėje, prireiks ir viešosios tvarkos užtikrinimo plano. Šį dokumentą geriausia pradėti ruošti bent mėnesį iki renginio – biurokratiniai ratai sukas lėtai.
Jei planuojate įrengti laikinius statinius (pavyzdžiui, paviljoną pačiūžų nuomai ar šildymui), reikės gauti leidimą ir iš Valstybinės teritorijų planavimo ir statybos inspekcijos. Skamba bauginančiai, bet iš tikrųjų procesas nėra toks sudėtingas – tereikia pateikti konstrukcijos schemą ir įsitikinti, kad viskas atitinka saugos reikalavimus.
Nepamirškit apie draudimą! Civilinės atsakomybės draudimas yra būtinas. Jei kas nors susižeis renginio metu, būsite apsaugoti nuo finansinių nuostolių. Draudimo suma turėtų būti ne mažesnė nei 30 000 eurų – tai standartinė praktika tokiems renginiams.
Dar vienas svarbus dokumentas – sutartis su medicinos įstaiga arba susitarimas su greitosios medicinos pagalbos tarnyba. Renginio metu privalo būti medicinos darbuotojas, kuris galėtų suteikti pirmąją pagalbą.
Infrastruktūra ir paslaugos: kas dar reikalinga
Čiuožykla – tai tik renginio šerdis. Aplink ją reikia sukurti visą infrastruktūrą, kad žmonės jaustųsi patogiai ir saugiai.
Pačiūžų nuoma – būtinybė, jei norite pritraukti daugiau lankytojų. Ne visi turi savo pačiūžas, o pirkti jas vien vienam renginiui būtų neprotinga. Galite nuomotis pačiūžas iš specializuotų įmonių arba pirkti naudotas – internetinėse platformose jų galima rasti už prieinamą kainą. Būtinai turėkite įvairių dydžių, nuo vaikiškų iki didelių suaugusiųjų.
Persirengimo zona – dažnai pamirštama, bet labai svarbi detalė. Žmonėms reikia kur apsiauti pačiūžas, palikti savo batus. Jei renginys vyksta lauke, įrenkite šildomą paviljoną arba palapinę. Suoliukai, lentynos batams, galbūt net spintelės – visa tai labai palengvins lankytojų gyvenimą.
Apšvietimas – kritiškai svarbus, jei renginys vyks vakarinėmis valandomis. Kaune žiemą temsta anksti, todėl reikės pasirūpinti ne tik čiuožyklos apšvietimu, bet ir aplinkos. LED prožektoriai – geriausias pasirinkimas, nes jie energiją taupo ir šviečia ryškiai.
Šildymo zonos – būtinybė lietuviškoje žiemoje. Įrenkite bent kelias vietas, kur žmonės galės sušilti. Tai gali būti šildomos palapinės su suoliukais, laužavietės (jei leidžia vietos taisyklės) arba net mobilūs šildytuvai. Karštos arbatos ar kakavos punktas čia pat bus tikras priedas.
Tualetai – apie tai taip pat negalima pamiršti. Jei renginio vietoje nėra stacionarių tualetų, teks nuomoti mobilius. Skaičiuokite maždaug vieną kabiną 50 žmonių, jei renginys trunka kelias valandas.
Saugumas pirmiausia: kaip apsaugoti dalyvius
Čiuožimas – smagi, bet potencialiai traumuojanti veikla. Jūsų, kaip organizatoriaus, pareiga – padaryti viską, kad rizika būtų kuo mažesnė.
Ledo kokybė – tai pagrindas. Ledas turi būti lygus, be duobių ir įtrūkimų. Jei naudojate natūralų ledą, tikrinkite jo storį – jis turi būti ne mažesnis nei 15 cm. Dirbtinės čiuožyklos atveju reguliariai lyginkite ledą specialia mašina. Kaune galite nuomotis tokią įrangą iš kelių tiekėjų.
Apsauginės įrangos nuoma – šalmai, kelių ir alkūnių apsaugos. Nors ne visi norės jais naudotis, vaikams tai turėtų būti privaloma. Galite padaryti taisyklę: vaikai iki 12 metų ant ledo leidžiami tik su šalmu.
Aiškios taisyklės – pakabinkite informacinius stendus su čiuožimo taisyklėmis. Maksimalus žmonių skaičius ant ledo vienu metu, draudimas stumtis, važiuoti priešinga kryptimi – visa tai turi būti aiškiai nurodyti. Geriausia – ir lietuvių, ir anglų kalbomis.
Prižiūrėtojai – būtinai turėkite žmones, kurie stebėtų situaciją ant ledo. Jie turi mokėti čiuožti, kad galėtų greitai pasiekti nukritusį žmogų ir padėti jam. Optimalus santykis – vienas prižiūrėtojas 30-40 čiuožėjų.
Medicinos punktas – turi būti įrengtas šalia čiuožyklos. Čia privalo budėti bent vienas mediko kvalifikaciją turintis žmogus su pirmosios pagalbos rinkiniu. Dažniausios traumos – sumušimai, išnirimai, lūžiai. Būkite pasirengę greitai reaguoti.
Evakuacijos keliai – turi būti aiškiai pažymėti ir laisvi. Jei nutiktų kas nors rimto, greitosios pagalbos automobilis turi galėti priartėti kuo arčiau čiuožyklos.
Renginio programa: kaip paįvairinti čiuožimą
Tiesiog čiuožykla – tai gerai, bet jei norite, kad jūsų renginys būtų įsimintinas, reikia daugiau. Programa padės pritraukti daugiau lankytojų ir sukurs ypatingą atmosferą.
Muzika – būtinybė. Geriausia samdyti DJ, kuris skambintų aktyvią, bet ne per garsią muziką. Kauniečiai mėgsta ir lietuviškus hitus, ir užsienio populiariąją muziką. Galite organizuoti teminius vakarus – vieną dieną retro muzika, kitą – šiuolaikiniai hitai.
Čiuožimo pamokos – puiki idėja, ypač jei tarp dalyvių bus pradedančiųjų. Pasamdykite vieną ar du instruktorius, kurie tam tikru laiku vestų trumpas pamokas. Tai gali būti nemokama paslauga arba už simbolinį mokestį.
Varžybos ir žaidimai ant ledo – sudomins ir vaikus, ir suaugusius. Lenktynės, šokiai ant ledo, ledo ritulio mačai – galimybės beribės. Nugalėtojams galite įteikti simbolinius prizus ar nuolaidas kitoms paslaugoms.
Fotografas – samdykite profesionalą, kuris darytų nuotraukas renginio metu. Vėliau jas galėsite naudoti rinkodarai socialiniuose tinkluose. Be to, žmonės mėgsta gauti gražias nuotraukas iš renginių.
Maisto zona – jei renginys trunka ilgiau nei kelias valandas, verta įrengti maisto ir gėrimų zoną. Karšti gėrimai, sumuštiniai, saldumynai – visa tai puikiai papildo čiuožimo patirtį. Galite pakviesti vietinius maisto sunkvežimius (food truck) arba įrengti savo paviljoną.
Rinkodara ir komunikacija: kaip pritraukti lankytojus
Galite surengti puikiausią renginį, bet jei apie jį niekas nežinos – viskas bus veltui. Rinkodara turi prasidėti bent kelias savaites prieš renginį.
Socialiniai tinklai – jūsų geriausias draugas. Sukurkite Facebook renginį, skelbkite Instagram stories, naudokite TikTok trumpiems vaizdo įrašams. Kauniečiai aktyviai naudojasi šiomis platformomis, todėl pasieksite didelę auditoriją. Nepamirškite naudoti vietinių hashtagų: #Kaunas, #KaunoRenginiai, #ZiemaKaune.
Bendradarbiavimas su vietos influenceriais – gali labai padidinti renginio matomumą. Pakvieskite kelis populiarius kauniečius blogerius į renginio atidarymą, leiskite jiems nemokamai čiuožti mainais už paskelbimą savo paskyrose.
Vietos žiniasklaida – nesikreipkite tik į didžiuosius kanalus. Kaune yra daug vietinių naujienų portalų, radijo stočių, kurios mielai praneš apie įdomius renginius. Parašykite spaudos pranešimą ir išsiųskite bent savaitę prieš renginį.
Plakatai ir skrajutės – nors gyvename skaitmeninėje eroje, tradicinė rinkodara vis dar veikia. Pakabinkite plakatus mokyklose, universitetuose, prekybos centruose. Kauno senamiestis, Laisvės alėja – puikios vietos tokiai reklamai.
Partnerystės – galbūt galite susitarti su vietos įmonėmis dėl abipusės naudos. Pavyzdžiui, sporto prekių parduotuvė galėtų reklamuoti jūsų renginį mainais už tai, kad jūs reklamuosite jų parduotuvę renginyje.
Finansai ir biudžeto planavimas: kiek tai kainuos
Dabar pereikime prie galbūt nemalonios, bet būtinos temos – pinigų. Čiuožimo renginio organizavimas nėra pigus malonumas, todėl svarbu viską kruopščiai suplanuoti.
Pagrindinės išlaidos: čiuožyklos nuoma (jei dirbtinė) – 3000-8000 eurų savaitei, priklausomai nuo dydžio; pačiūžų nuoma ar pirkimas – 1000-3000 eurų; infrastruktūra (palapinės, apšvietimas, šildymas) – 1500-4000 eurų; leidimai ir draudimas – 500-1000 eurų; saugumas ir medicinos personalas – 1000-2000 eurų; rinkodara – 500-1500 eurų.
Iš viso minimali suma mažam renginiui gali būti apie 7000-10000 eurų, o didesniam – ir 20000 eurų bei daugiau. Skamba baugiai, tiesa? Bet yra būdų, kaip sumažinti išlaidas arba jas kompensuoti.
Pajamų šaltiniai: bilietai ar įėjimo mokestis – galite imti simbolinį mokestį už įėjimą arba už valandą čiuožimo laiko; pačiūžų nuomos mokestis – paprastai 3-5 eurai valandai; maisto ir gėrimų pardavimas – gali duoti nemažą dalį pajamų; rėmėjai ir partneriai – vietos įmonės gali būti suinteresuotos paremti renginį mainais už reklamą; dotacijos – Kauno savivaldybė ir įvairios fondai teikia paramą kultūriniams ir sporto renginiams.
Jei renginys nemokamas visuomenei, būtinai ieškokite rėmėjų. Paruoškite patrauklų pasiūlymą, kuriame parodytumėte, kokią naudą gaus įmonė, rėmusi jūsų renginį. Logotipas ant reklaminių medžiagų, paminėjimas socialiniuose tinkluose, galimybė įrengti savo paviljoną renginyje – visa tai gali būti patrauklu potencialiems rėmėjams.
Kai viskas susirungia: paskutinės dienos prieš renginį ir jo metu
Artėja didžioji diena, ir jūsų širdis plaka greičiau. Tai normalu – net patyrę organizatoriai jaudinasi. Bet jei viską padarėte teisingai, viskas turėtų vykti sklandžiai.
Likus savaitei iki renginio, dar kartą patikrinkite visus dalykus. Paskambinkite visiems tiekėjams ir patvirtinkite užsakymus. Įsitikinkite, kad visi leidimai yra gauti ir galioja. Surinkite komandą ir dar kartą aptarkite kiekvieno žmogaus pareigas.
Likus dienai iki renginio, jei įmanoma, apsilankykite vietoje ir patikrinkite, ar viskas paruošta. Jei čiuožykla jau įrengta, išbandykite ją. Patikrinkite apšvietimą, garso sistemą, šildytuvus. Geriau dabar pastebėti problemas nei renginio metu.
Renginio dieną atvykite bent dvi valandas anksčiau. Surinkite visą komandą trumpam pasitarimui. Įsitikinkite, kad visi žino savo užduotis ir turi būtinus kontaktus. Turėkite sąrašą su visų svarbių žmonių telefono numeriais – tiekėjų, savivaldybės atstovų, greitosios pagalbos.
Renginio metu būkite matomi ir pasiekiami. Vaikščiokite po teritoriją, stebėkite, kaip viskas vyksta. Kalbėkitės su lankytojais – jų atsiliepimai realiu laiku gali padėti greitai išspręsti problemas. Jei kas nors nepavyksta pagal planą, išlaikykite ramybę. Dažniausiai lankytojai net nepastebi smulkių nesklandumų, jei jūs reaguojate greitai ir profesionaliai.
Pabaigoje nesuskubkite visko išardyti. Palaukite, kol išeis paskutiniai lankytojai. Surinkite komandą trumpam susirinkimui – pasidžiaukite pavykusiu renginiu arba aptarkite, kas galėjo būti geriau. Užrašykite svarbiausias pastabas – jos pravers, jei organizuosite panašų renginį ateityje.
Kitą dieną būtinai padėkokite visiems, kas prisidėjo prie renginio – komandai, tiekėjams, rėmėjams. Socialiniuose tinkluose pasidalinkite nuotraukomis ir padėkomis. Tai ne tik mandagumas, bet ir investicija į ateitį – žmonės noriai dirbs su jumis ir kitą kartą.
Čiuožimo renginio organizavimas Kaune – tai iššūkis, reikalaujantis kruopštaus planavimo, dėmesio detalėms ir gebėjimo valdyti daugybę dalykų vienu metu. Bet kai matai šypsenas žmonių veiduose, kai girdi vaikų juoką ant ledo, kai jauti tą ypatingą žiemos šventės atmosferą – supranti, kad visi tie rūpesčiai buvo verti. Kaunas žiemą gali būti tikrai magiškas, o jūs galite tapti tų stebuklų kūrėju.
